Een evenement of congres is vaak een momentopname van een totaalbeleving. Mensen komen op een fysieke plek samen om naar muziek of een spreker te luisteren of andere mensen te ontmoeten. Maar deze totaalbeleving begint ver voordat het evenement daadwerkelijk paatsvind. Om de juiste doelgroep op het juiste moment bij elkaar te brengen dien je voorafgaand aan een evenement de dialoog met de doelgroep aan te gaan. Door een evenement te promoten zorg je ervoor dat men betrokken raakt en start de beleving in opmars naar het hoogtepunt, het evenement zelf.

Facebook is een uitstekend medium om die dialoog met uw doelgroep aan te gaan. Door bijvoorbeeld een Facebook pagina aan te maken voor uw evenement of organisatie. Via Facebook kunt u direct beginnen te communiceren met uw doelgroep. Indien u online tickets verkoopt via Mijnevenement is het zelfs mogelijk om uw tickets te verkopen via uw persoonlijke Facebook ticketshop. En in tegenstelling tot oude media heeft u bij Facebook de mogelijkheid om met uw doelgroep te blijven communiceren. Iemand die uw pagina eenmaal heeft geliked, krijgt daarna al uw berichten in zijn of haar persoonlijke berichtenoverzicht te zien. Zo houdt u iedereen op de hoogte, niet alleen voorafgaand, maar ook na het evenement. 

Dus creeer vandaag nog uw eigen Facebook pagina via http://www.facebook.com/pages/create.php.  

In de boeiende wereld van ticketverkoop (wij kunnen daar uuuuren over babbelen), is mobile ticketing dé hype van het moment. Maar waarom ? Wie een "smartphone" heeft met een internet verbinding, kan vandaag al eTickets kopen via de telefoon. Je kan immers naar de ticket shop surfen op je telefoon, tickets bestellen, je kredietkaart gegevens ingeven en daarna je tickets openen in je mobiele mailbox. Echt handig is dat niet. Een volwaardige mobile ticketing oplossing voldoet aan een aantal voorwaarden:

1. De bestelschermen zijn aangepast aan het kleine scherm
2. Je kan betalen met een mobiele betaaloplossing, liefst gelinkt met je telefoon abonnement
3. De barcode van het ticket wordt automatisch getoond op het scherm van je telefoon
4. De organisator heeft scanners die een barcode op een scherm kunnen scannen (de meeste scanners kunnen dat niet !)

Het ultieme doel van mobile ticketing is om de wachtrijen aan de kassa te verkorten. Bezoekers kunnen bij aankomst snel een ticket kopen op de telefoon, tonen het scherm om de barcode te laten scannen en lopen zo naar binnen. En dankzij NFC technologie zal scannen in de toekomst zelfs niet meer nodig zijn !

Vooral op mobiele betaaloplossingen is het nog even wachten, wellicht wordt 2012 het jaar waarin mobile ticketing echt zinvol wordt.

Maar mobiele applicaties zijn reeds vandaag, anno 2011, heel populair, en daar kan je als evenement organisator nu je voordeel mee halen. Via MijnEvenement kan je zelf heel eenvoudig een mobiele applicatie samenstellen voor je evenement of voor je locatie. In een handomdraai bouw je een mobiele gids voor alle populaire smartphones zoals iPhone, Android, Blackberry, Nokia en Windows Mobile 7. Festivals gebruiken mobiele apps o.a. om hun playlist en plattegrond beschikbaar te maken, maar ook sociale media (Facebook), news feeds, coupons en vele andere modules kan met één muisklik toegevoegd worden. Conferenties gebruiken de mobiele apps dan weer om sprekers, presentaties en standhouders te publiceren, met handige zoekmogelijkheden, een persoonlijke agenda en sociale netwerking tools.

Je merkt het, als evenement organisator mag je niet achter blijven. Dankzij MijnEvenement heb je alle tools in handen om zélf de communicatie te verzorgen naar je bezoekers, en dit vóór, tijdens en na het evenement !

eTicketing biedt vele voordelen, ten opzichte van vooraf gedrukte tickets. Dankzij eTicketing weet u als organisator perfect hoeveel tickets verkocht zijn, wordt u sneller uitbetaald en bouwt u automatisch een lijst op met e-mail adressen van uw bezoekers. Deze lijst is een fantastisch marketing instrument, bijvoorbeeld om uw volgende evenement aan te kondigen.

eTickets worden via e-mail afgeleverd aan de ticket koper. De ticket koper print het ticket thuis af en neemt het mee naar het evenement. Aan de ingang van het evenement wordt het ticket gecontroleerd, we spreken van "ticket validatie". Uiteraard kan een ticket meerdere keren afgedrukt worden. De validatie gebeurt daarom met een scanner, aangesloten op een draagbare computer. Op de draagbare computer bevindt zich een lijst met alle verkochte tickets. Bij het scannen van de barcode op het ticket controleert de computer of het ticket geldig is en of het ticket al eerder werd aangeboden. Zo wordt dubbel gebruik van een ticket uitgesloten. De barcode is een lange cijfer reeks, die niet geraden kan worden. Deze controle is dus waterdicht !

Een bijkomend voordeel van scanning is dat u als organisator op elk moment weet hoeveel mensen er binnen zijn, en achteraf een overzichtelijk rapport kan bekijken met het aantal deelnemers, wie er wel en niet is gekomen enz.

Het scannen van tickets

U kan bij MijnEvenement zeer voordelig draagbare computers en scanners huren. Zelf aankopen kan ook, een scanner kost ongeveer 150 EUR, een interessante investering indien u meerdere evenementen organiseert. Bij de aankoop van een scanner raden wij aan om vooraf contact op te nemen met MijnEvenement, niet elke scanner werkt even goed, wij geven u graag vrijblijvend advies !

De draagbare computer kan op batterij werken, maar wij raden aan om electriciteit te voorzien op de plaats waar gescand zal worden. Op de draagbare computer wordt gratis software geïnstalleerd van MijnEvenement. Deze software werkt op elke Windows computer én op elke Mac computer. De software haalt automatisch de lijst op van verkochte tickets, via de beschikbare internet verbinding. Dat kan een vaste internet verbinding zijn of een draadloze (wifi) verbinding. Indien er op de plaats waar men scant geen internet verbinding aanwezig is, kan de lijst vooraf op de computer(s) geplaatst worden. Houdt er rekening mee dat het inlezen van alle tickets enige tijd in beslag neemt.

Wij raden aan om enkele dagen vóór het evenement het scannen van tickets goed te testen. U kan bijvoorbeeld gratis enkele test tickets aanmaken en afprinten, en deze tickets scannen om de computer, de scanner en de internet verbinding te testen.

Meerdere ingangen

Heeft uw evenement meerdere ingangen ? In dat geval is het aangeraden om een internet verbinding te voorzien bij elke ingang. Zo kunnen de computers met elkaar communiceren, we noemen dit synchroniseren. Indien een ticket wordt gevalideerd aan ingang 1, weet de computer van ingang 2 dat ook onmiddellijk, zodat hetzelfde ticket niet meer kan gebruikt worden. Uit onderzoek blijkt dat misbruik van tickets (dubbel gebruik van één ticket) zeer weinig voorkomt, omdat het publiek uitgaat van een scan controle. Dus zelfs indien u geen internet verbinding heeft, kan u perfect de tickets scannen per ingang.

Verkoop tijdens het evenement

Loopt de online ticket verkoop door tijdens het evenement ? In dit geval raden wij eveneens aan om een internet verbinding te voorzien aan de ingang. De scan computer wordt dan automatisch op de hoogte gebracht van nieuw verkochte tickets, zodat die ook onmiddellijk gevalideerd kunnen worden aan de ingang. Voor papieren tickets, verkocht aan de kassa, is geen internet verbinding nodig. Deze tickets worden op voorhand aangemaakt op MijnEvenement, afgedrukt door de organisator en klaar gelegd voor verkoop aan de kassa. Deze tickets zijn dus al voor de start van het evenement gekend en kunnen op elk moment gescand worden.

Ticket validatie voor theaters en voorstellingen

Theaters en voorstelling maken meestal gebruik van online tickets en kassaverkoop. Een internet verbinding aan de ingang is dus niet noodzakelijk.

Polsbandjes op festivals

Festivals maken vaak gebruik van polsbandjes, zodat bezoekers het festival kunnen verlaten en terug binnen kunnen. De polsbandjes worden meestal uitgedeeld aan de kassa, hier wordt het ticket gescand en omgewisseld voor een polsbandje. Aan de ingang zelf wordt dan enkel het polsbandje gecontroleerd, scanning is hier niet meer nodig.

Een gastenlijst voor conferenties

Conferenties maken vaak gebruik van een gastenlijst, waarbij een welkomstpakket of badge klaar ligt aan de inkom. Het scannen van het inschrijvingsbewijs is daarom niet strikt noodzakelijk en wordt vaak achterwege gelaten.

Ticket verkoop en controle op beurzen

Beurzen gebruiken meestal een combinatie van online ticket verkoop en kassaverkoop. Een internet verbinding aan de ingang is niet noodzakelijk, tenzij de online ticket verkoop doorloopt tijdens de beurs.

Heeft u nog vragen rond eTicketing of ticket validatie ? Neem gerust contact op, wij helpen u graag verder !

Uw evenement staat op punt. Uw website is af. En de eerste boekingen lopen binnen. Maar toch bent u niet zeker dat alle tickets de deur uit zullen gaan. Zorg er dan voor dat uw evenement ook online alomtegenwoordig is zonder diep in de geldbeugel te moeten tasten. De online promotiemogelijkheden zijn legio. Denk dus eerst goed na over wie u wilt bereiken. Welke sites gebruiken uw potentiële deelnemers het meest? En zijn deze ook geschikt voor uw evenement? Ken dus je doelgroep! En stem uw keuze op hen af.

1.    Facebook
Sociale netwerksites zijn hot. En ze bieden heel wat mogelijkheden. Mis dus de trein niet en maak een Facebook pagina aan voor je evenement. Bundel alle nuttige info op deze fanpage. Nodig daarna zoveel mogelijk mensen uit vanuit je eigen Facebook account. Pas de informatie regelmatig aan en deel deze updates via de e-mail toepassing. Al gauw beginnen uw 'fans' zelf uw evenement te promoten bij hun vrienden. Ook andere sociale netwerksites zoals Netlog of Hyves werken volgens dit principe.

2.    LinkedIn
Mikt u met uw evenement vooral op zakenmensen? Publiceer het evenement dan op LinkedIn. Kondig het evenement aan in Linkedin groepen en zorg ook hier voor regelmatige updates.

3.    MySpace
Wil je iets laten zien of horen zonder je vrienden te moeten uitnodigen? Dan is MySpace de place to be. Maak een evenement aan, voeg er een filmpje, foto's en de affiche aan toe en werk regelmatig de blog bij. Op deze website haalt de activiteit zelf het duidelijk van de lay-out. Promotiefilmpjes & foto's kan je uiteraard ook delen op YouTube, garage TV, flickr, …

4.    Twitter
Lance Armstrong was één van de eerste Twitteraars. Sindsdien nam dit medium een hoge vlucht. Ook u kunt met korte berichtjes updates over uw evenement geven. Via internet of met uw gsm. Houd het echter interessant en overlaad uw 'volgers' niet met informatie.

5.    Communities
Participeer in discussies over de meest uiteenlopende topics.

6.    Share
Voeg een gratis 'share' knop toe op je website. Zo kunnen je bezoekers je de inhoud van je website meteen met iedereen delen.

7.    Mass mailings
Alle voorgaande tools zijn gratis. Heb je toch een budget gereserveerd voor online promotie, voer dan een e-mailcampagne. Via Addemar, EmailGarage of ConstantContact bereikt u eenvoudig al uw eigen contacten of een aangekochte database. Zorg wel voor een spraakmakende titel, een vlot geschreven tekst en een originele lay-out. En houd rekening met de opt-in/opt-out wetgeving en spamfilters.

8.    Google
Maak tenslotte dat je website goed scoort bij Google. Zorg voor tekst (en niet enkel beelden of animaties), goed gekozen titels, metatags, een sitemap en links naar jouw website. Met deze tips raakt u al een heel eind ver (een Search Engine Optimisation rapport is namelijk relatief duur). Wilt u uw website tijdelijk een boost geven? Plaats dan een advertentie op Google Adwords. U bepaalt zelf het bedrag dat u wilt spenderen. Bovendien worden regelmatig gratis coupons van € 50 verspreid.

TIPS:
* De evenementenregistratie en ticketing van MijnEvenement is perfect integreerbaar op alle promotiekanalen die hierboven worden beschreven. Open vandaag nog uw account op MijnEvenement.nl of MijnEvent.be en beheer de administratie en inschrijvingen van uw evenement op een uiterst eenvoudige en gratis manier!

* Eveneens via MijnEvenement kunt u voor een zachte prijs promotie voeren op de websites van onze mediapartners: Telegraaf, Webregio, Nieuwsblad, TMF...